確定申告シーズン
確定申告お疲れ様でした。
毎月、この時期になるとフリーランスの方や個人事業主の方は確定申告に追われ慌ただしい日々をお過ごしでしょう。
弊社は現在、合同会社という形態をとっているので確定申告をすることはありませんが、決算期は確定申告同様に、慌ただしく過ごしておりますので心中お察しします。
ちなみに弊社は税理士の先生には付いてもらっておりますので最終的な申告書類の作成は先生がやってくれております。
しかし日々の領収書の打ち込みや資金管理、請求書の作成、売掛買掛の管理はやなくなりません・・・
しかも夏のピークシーズンになるとパソコンに向かって打ち込み業務に集中する時間もありません。
その間に領収書を紛失したり資金繰りが曖昧になっていたり会計がゴチャゴチャになってしまうことも。
月末、写真の様に、見覚えのあるような、ないような領収書と格闘したことある方はいませんか？
しかもこの経理の時間って1円も価値を生み出しません・・・
なんとかしてこの時間を1秒でも減らしたい。
そこで、弊社が実践している経費の精算システムを紹介しいと思います。
スキマ時間に経理を
クラウド会計ソフト
経理は何でまとめていますか？
さすがにノートに現金出納帳や仕訳帳を作って確定申告している人はかなり少ないとは思いますが・・・
いまだに本社のパソコン1台に会計ソフトを入れてエクセルで管理してなんて面倒なことをしていませんか？
いまは、どこにいても端末さえあれば簡単に経理が出来る時代なんです。
クラウド会計ソフトの導入すればどこでも経理が可能になります。
例えば僕が現場に出る時は、ゲストが着替えてる間に車の中でその日の経理を終わらせてしまうことも。
クラウド会計ソフトのメリット
今回は会計ソフトの解説ではないので説明はしませんが、なぜクラウド会計ソフトをいれるべきなのか簡単なメリットだけ書いていきます。
- クラウドにデータが保存されているのでパソコンが壊れてもデータが残る
- すべての端末から操作可能（場所を選ばない）
- 銀行口座やクレジットカードと同期可能（どこからでも入金確認できる）
- 自分のアカウントに税理士を招待し、確認してもらうことが出来る
- 日々会社の資金繰りや目標達成率がわかる
- 青色申告が簡単にできる
余談ですが、みなさん確定申告の際に青色申告してますか？
会計ソフトがあれば青色申告は非常に簡単にできます。
赤字の繰り越しや所得控除等、非常にメリットの大きい制度になっています。
いまだに白色申告されてる方はもったいないですよ。
会計ソフトfreee
弊社では数ある会計ソフトの中からクラウド会計ソフトfreeeを導入しております。
以下公式HPです。
https://www.freee.co.jp/houjin
なぜfreeeなのかというと
- 簿記の知識がなくても感覚的に入力していくだけで会計ができる。
- スマホからの経費精算ができる
という簡便さが大きな理由です。
freeeでは仕訳という作業はありません。
簿記の知識がなくても感覚的に入力していけば良い仕組になっています。
つまり会計の勉強をしなくても使いこなせるのです。
では実際にどうやってスキマ時間に経理を行っているのかを、ご紹介していきたいと思います。
スマホで経費の入力ができる！？
弊社が導入しているFreeeではアプリをダウンロードすることによって、スマートフォンから経費の入力をすることができるようになります。
こんな便利なことないですよね？
領収書をもらったその場で経費を精算。
これなら領収書の紛失リスクや精算漏れも減らせるはず。
①領収書をもらいます
②freeeのアプリにログインします
暗証番号を入力し自分のアカウントにログインしてください。
FacebookやGoogleのアカウントでもでログイン出来るのでとても簡単ですね。
ログインすると以下のようなトップがに移ります。
③アプリトップのカメラマークをクリックし領収書の写真を撮ります。
※写真は仮に作ったアカウントです。弊社収入がゼロではないのでご安心を。
④freeeアプリで領収書の写真を撮ります。
⑤freeeが取引を予測します
今回は仮アカウントなので予測の精度があまりよくないですが・・・
本アカウントなら、普段打ち込んでいるテンプレートがたくさん学習されているので、かなり正確に取引を予測してくれます。
足りない部分は明細追加で品目（駐車場代）や取引先を入力していきましょう。
完成版がこちらです。
⑥内容を確認して登録ボタンを押せば取引登録
以上の手順で経費精算完了です。
これだったら1分くらいでも時間があればサクッと登録できてしまいますね！
ちなみに、取引のテンプレートなんかを作っておけば写真を撮った時点で、すべて取引が完璧に推測されている状態にすることも可能です。
さらに・・・
その場で経費精算までする時間がない。
そんな場合も、写真だけ取っておけば未登録の取引としてfreeeのファイルフォルダーに保存されるので、後日時間があるときに打ち込みすることも可能です。
弊社が現場に出る場合は、現地サービスでもらった領収書をその場で写真だけ撮っておき、帰りのサービスエリアで取引登録することによってお店に帰るまでに経費の精算が終了するようにしております。
ここまで取引が完了したら・・・
領収書は封筒に放り込んでしまって問題ないでしょう。
領収書は紙で保存しなきゃいけない！？
領収書等の経理の書類は7年間、紙で保存しなければならないと言われています。
7年間の領収書っていうと結構な量になりますよね。
ただでさえショップの中には書類が多いのにこれ以上、増やせない。
なんてよくあると思います。
なんと！
2017年1月から電子帳簿保存法というものが大幅に変わり、スマホで撮った写真を電子保存することで領収書を廃棄することが出来るのです。
これによって、かなりのスペースと事務負担を軽減できるはずです。
これが本当の領収書の山からの解放です。
ただし注意も必要で・・・
事前の税務署への届け出やfreeeといったタイムスタンプといった公的証明が押せる（自動でやってくれますが・・・）保存場所が必要など要件があります。
この電子保存の仕方に関してはまた詳しく説明しようと思います。
事務時間を1秒でも減らす
弊社では
ダイビングショップが事務をしている時間を1秒でも減らしたい。
尊敬する海のプロフェッショナルの方々が生産性のないパソコン作業や経理作業に時間を使われる取られるくらいなら、1秒でも海の魅力を発信してくれることでダイビング業界が良くなる
と考えています。
まだまだクラウド会計ソフトを利用した経理を簡単にする方法たくさんあります。
クレジットカードや無料のレジシステムの連携・・・
そんな、ダイビング業界が良くなるための経理のお話を、これからもどんどん投稿していきたいと思います。